Le surintendant a approuvé des formulaires qui doivent être utilisés à diverses fins dans le cadre de l’administration d’un régime de retraite. Même si la plupart des formulaires sont accessibles directement dans le site Web et peuvent être imprimés ou copiés, il y en a qui sont fournis directement à l'administrateur de régime de retraite par la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO).

À l’heure actuelle, les administrateurs de régime de retraite doivent utiliser la Déclaration annuelle et le Certificat de cotisation au Fonds de garantie des prestations de retraite fournis directement par la CSFO. Ces formulaires sont élaborés et envoyés par la poste aux administrateurs de régime de retraite chaque année. Les formulaires figurant dans le site Web portent clairement la mention « SPÉCIMEN SEULEMENT » et ne sont que des documents de référence.

Afin d’accroître la sécurité des renseignements communiqués et d’en faciliter l’examen, la Déclaration annuelle et le Certificat de cotisation au Fonds de garantie des prestations de retraite fournis par la CSFO contiennent des données propres à un régime de retraite qui proviennent de la base de données de la CSFO. L’utilisation de toute autre version de ces formulaires accroît les risques d’erreur et allonge considérablement le délai nécessaire au traitement et à l’examen des documents.

En août 2008, la CSFO a énoncé clairement sa position dans la politique A300-502 – Formulaires approuvés pour les régimes de retraite. Depuis ce temps, l’utilisation de formulaires non approuvés pour la Déclaration annuelle et le Certificat de cotisation au Fonds de garantie des prestations de retraite a diminué, mais n’a pas cessé. Tous les formulaires qui ne sont pas conformes aux exigences de la politique seront renvoyés afin qu’un nouveau formulaire soit déposé. L’administrateur du régime devra remplir et déposer les formulaires approuvés.

Renvoie de formulaires non approuvés

La CSFO n’acceptera pas les Déclarations annuelles et les Certificats de cotisation au Fonds de garantie des prestations de retraite qui sont présentés au moyen de formulaires non approuvés. Le cas échéant, la CSFO renverra les formulaires non approuvés à l’administrateur du régime en joignant un formulaire approuvé qui devra être rempli ainsi qu’une lettre indiquant la marche à suivre. Les formulaires approuvés devront être remplis et déposés dans les 30 jours suivant la date de la lettre.

Coordonnées de la CSFO

Les demandes de renseignements concernant le dépôt de la Déclaration annuelle et du Certificat de cotisation au Fonds de garantie des prestations de retraite doivent être adressées à l’agente ou l’agent responsable du régime de retraite en question. Les coordonnées de cette personne figurent dans la page Accès à l’information sur les régimes de retraite.