Les caisses populaires et les credit unions sont des institutions de dépôt réglementées au palier provincial qui fonctionnent selon le système coopératif, qui appartiennent à leurs sociétaires et qui ne peuvent faire affaire qu'avec leurs sociétaires. Elles sont constituées en personne morale et réglementées conformément à la
Loi de 1994 sur les caisses populaires et les credit unions (LCPCU).
La Commission des services financiers de l'Ontario (CSFO) et la Société ontarienne d'assurance-dépôts (SOAD) sont chargées de réglementer les caisses populaires et les credit unions en vertu des dispositions de la LCPCU et de s'assurer qu'elles se conforment à celles-ci. La loi fixe les seuils de liquidités et de capitaux et d'exposition au risque de taux d'intérêt.
- Au moins vingt personnes signent les statuts constitutifs, qui nomment au moins cinq personnes admissibles à devenir les premiers membres du conseil d'administration.
- La demande de constitution, qui contient les statuts constitutifs et les règlements administratifs proposés de la caisse, est envoyée au surintendant des services financiers (le surintendant).
- Le surintendant fait enquête sur les circonstances, la suffisance et la conformité des statuts et des règlements.
- Le surintendant doit recevoir des renseignements satisfaisants sur les sujets suivants, qui sont énumérés au paragraphe 14 (2) de la LCPCU:
- les plans de conduite et l'expansion des activités commerciales de la caisse sont réalisables et solides;
- la caisse est exploitée de manière conforme aux principes coopératifs;
- la caisse est exploitée de manière que les dépôts soient protégés sans qu'il y ait de chances qu'une demande de règlement soit présentée à la Société;
- la caisse est exploitée de façon responsable par des particuliers qui, du point de vue de la moralité, de la compétence et de l'expérience, sont aptes à exploiter une institution financière;
- la constitution de la caisse servira l'intérêt véritable du système financier coopératif ontarien.
Une grande partie de la préparation de la demande de constitution en personne morale consiste en l'élaboration de plans et de politiques nécessaires au succès de la caisse et à la conformité aux exigences mentionnées ci-dessus. Il y a trois phases distinctes : la faisabilité, le plan d'activités et l'élaboration de politiques.
Phase de la faisabilité
Dans cette phase, on détermine le type et le volume de la demande de services d'une nouvelle caisse, ainsi que le soutien de la collectivité. Ce soutien se mesure par l'engagement à faire affaire avec la caisse populaire, à contribuer au capital qui couvrira le coût des pertes éventuelles et à envoyer des bénévoles pour participer au conseil d'administration, aux comités et même au personnel de la caisse populaire ou de la credit union. Cette phase comprend normalement un sondage auprès du public, ainsi que l'élaboration d'hypothèses et de plans financiers préliminaires.
Phase du plan d'activités
Une fois que la faisabilité est établie, un plan d'activités quinquennal détaillé doit être élaboré, mettant l'accent sur les deux premières années. Inspiré de l'étude de faisabilité, ce plan contient des chiffres déterminés en fonction de la probabilité d'atteindre les objectifs par rapport à des statistiques provenant d'autres caisses semblables et aux normes (marges, projections des taux) du marché financier.
Le plan initial est mis à jour tous les ans afin d'assurer sa continuité pendant toute la durée de vie de la caisse. Le conseil, les sociétaires et les organismes de réglementation l'utilisent pour contrôler le rendement de la caisse.
Phase d'élaboration de politiques
La LCPCU exige que chaque caisse mette en place des politiques concernant les prêts et les placements, la gestion du risque de taux d'intérêt et certaines normes minimales prescrites. En outre, conformément aux principes des saines pratiques commerciales établies par la SOAD, les caisses doivent élaborer des politiques satisfaisantes dans un certain nombre d'autres domaines d'activités.
Bien qu'une caisse populaire soit une institution de dépôt, nombre de dirigeants et d'employés d'autres types d'institutions de dépôt telles que les banques ne sont pas exposés à des notions comme la gestion du risque de taux d'intérêt et des liquidités, qui forment le quotidien des dirigeants et des administrateurs des caisses populaires. Par conséquent, il est souhaitable que les particuliers qui formeront le premier conseil d'administration participent de près aux trois phases de la demande de constitution en personne morale afin qu'ils acquièrent les connaissances spécifiques nécessaires à l'exploitation d'une caisse populaire. Des conseillers peuvent aider à dresser les plans et les politiques, mais il est nécessaire que les dirigeants et les administrateurs comprennent et assimilent les principes sous-jacents, car ce sont eux qui seront chargés de la mise en pratique de ces plans et politiques.